الكيانات هي عناصر توثيق تخص الأشخاص والكيانات ذات العلاقة، و/أو المرتبطة بكيان آخر أو مادة أخرى أو واقعة أخرى والتي تأتي عادة من مصدر واحد. ملف تعريف الكيان يحتوي حقول لتعريف الشخص أو الجهة، وربط الكيان بعناصر أخرى في قاعدة البيانات وإضافة إشارات (وسوم ووسوم مثبتة) وإضافة حوادث.
رقم تسلسلي داخلي مميز لكل كيان.
يتم في هذا الحقل إدخال الرقم التسلسلي للكيان الموجود في المصدر. هذا الحقل يكون قابل للقراءة حصرياً ويمكن إضافته فقط أثناء تحميل المعلومات إلى النظام. يحتوي هذ الحقل على رابط يمكن من خلال الضفط عليه في وضعي العرض والتحرير الانتقال للمصدر .
حقول منفردة لكل من الاسم الكامل والاسم واسم الأب واسم الأم والكنية وكذلك أيضا للألقاب.
حقل نصي يستخدم لإضافة وصف كامل للكيان وكذلك لإضافة ملاحظات من المستخدم.
ويقصد بها الجهة التي تم أخذ المعلومات المتضمنة بالملف الشخصي للكيان منها. عادة يأتي الملف التعريف للكيان من مصدر واحد، ويتم إضافة المعلومات المتعلقة بنفس الكيان والتي تأتي من مصادر مختلفة إلى كيانات مختلفة ويكون كل ملف تعريف من مصدر واحد ويتم ربطها فيما بينها باستخدام علاقة "نفس الشخص"
هي وسوم يمكن إضافتها تعبر عن المعلومات المحتوات في ملف تعريف الكيان.
يمكن استخدام هذا الحقل لتحديد الوضع المدني للكيان ويحتوي هذا الحقل على مجموعة من الحالات والتي يمكن اختيار واحدة منها:
- مدني
- غير مدني
- غير معروف
- شرطة
- قوات الأمن الأخرى
هذه الحالات مصممة لتلائم النزاع في سوريا ولكن يمكن تغييرها لتناسب أي دولة أخرى
يمكن استخدام هذا الحقل لتحديد نوع ملف تعريف الكيان فيما إذا كان يخص شخص أو جهة.
المكان الذي ينحدر منه الشخص في الأصل أو المكان الذي تم إنشاء الجهة فيه.
المكان الذي يقيم في الشخص حالياً أو المكان الحالي للجهة في حال تم نقله من المكان الأصلي.
يمكن استخدام الحوادث لإضافة إدخال واحد أو أكثر من الإدخالات التي تخص مكان وزمن وقوع الحوادث المتعلقة بحياة الكيان.
عمل الشخص الرئيسي أو مجال العمل للجهات غير العسكرية.
منصب الشخص في مكان عمله.
اللهجة أو اللهجات المحلية التي يتكلمها الشخص.
الحالة الاجتماعية وعدد الأبناء.
الجماعات الدينية والإثنيَّة التي ينتمي إليها الشخص.
الجنسية أو الجنسيات التي يحملها الشخص أو بلد المنشأ للجهة.
أي رقم تعريفي يخص الشخص أو الجهة مثل رقم الهوية الشخصية ورقم جواز السفر ورقم السجل المدني.
يسمح هذا الحقل للمستخدم بالبحث عن كيانات أخرى في قاعدة البيانات والتي قد تكون مرتبطة بالكيان الحالي وربطهم معاً مستخدماً أحدى هذه العلاقات المحددة مسبقاً:
- نفس الشخص
- والد/والدة: تنعكس إلى علاقة ابن/ابنة في ملف الشخص المرتبط
- ابن/ابنة: تنعكس إلى علاقة والد/والدة في ملف الشخص المرتبط
- أخ/أخت
- زوج/زوجة
- فرد من العائلة
- ضابط رئيس: تنعكس إلى علاقة ضابط مرؤوس في ملف الشخص المرتبط
- ضابط مرؤوس: تنعكس إلى علاقة ضابط رئيس في ملف الشخص المرتبط
- عضو: ينعكس إلى علاقة مجموعة في ملف التعريف الخاص بالجهة ويمكن استخدامه لربط ملف تعريف جهة يكون الكيان الحالي عضواً فيه.
- وحدة: تنعكس إلى علاقة وحدة فرعية في ملف الجهة المرتبط ويمكن استخدامه لربط ملف تعريف جهة آخر بحيث تكون الجهة الحالية جزء منه.
- وحدة فرعية: تنعكس إلى علاقة وحدة في ملف الجهة المرتبط ويمكن استخدامه لربط ملف تعريف جهة آخر والذي يشكل جزء من الجهة الحالية
- مجموعة: تنعكس إلى علاقة عنصر في ملف التعريف الخاص بالشخص ويمكن استخدامه لإضافة ملف تعريف شخص ينتمي إلى الجهة الحالية كعنصر منها.
- الجاني المزعوم: يمكن استخدامه لتحديد أن الكيان الحالي مسؤول عن حادثة وقعت للكيان المرتبط.
- مكرر: يمكن استخدام هذه العلاقة لإضافة كيان مكرر عن الكيان الحالي. على سبيل المثال المعلومات من نفس المصدر والرابط.
- غير ذلك: يمكن استخدامه لربط كيانين مرتبطين بنوع علاقة محدد غير متوفر ضمن الأنواع المذكورة.
تستند هذه العلاقات إلى منهجية المركز السوري للعدالة والمساءلة وترتبط بشكل أساسي بالصراع السوري. من المفترض أن تكون ملائمة لحالات أخرى ولكن يمكن تعديلها وإضافة علاقات أخرى كذلك.
يمكن إضافة العلاقة بواحدة من ثلاث مستويات من الموثوقية .
يسمح هذا الحقل للمستخدم بالبحث عن مواد في قاعدة البيانات والتي قد تكون مرتبطة بالكيان الحالي وربطهم معاً مستخدماً أحدى هذه الأدوار المحددة مسبقاً:
- الطرف المتضرر: الكيان الحالي هو الطرف المتضرر بسبب انتهاك يظهر في محتوى المادة المرتبطة.
- الجاني المزعوم: الكيان الحالي هو الجاني المزعوم الذي قام بانتهاك يظهر في محتوى المادة المرتبطة.
- شاهد: الكيان الحالي هو شاهد على محتوى المادة المرتبطة.
- ظَهَر: الكيان الحالي يظَهَر في المادة المرتبطة.
- مشارك: الكيان الحالي أنخرط في حدث يظهر في المادة المرتبطة ولكن أفعاله لا تمثل إنتهاك.
يسمح هذا الحقل للمستخدم بالبحث عن وقائع في قاعدة البيانات والتي قد تكون مرتبطة بالكيان الحالي وربطهم معاً مستخدماً واحدا من نفس الأدوار المذكورة في المواد المرتبطة.
تستخدم هذه الأداة لتحميل وربط ملفات الوسائط ذات العلاقة بالكيان. يمكن استخدام هذه الأداة لإضافة صور لشخص أو شعارات لجهة. يجب أن لا يتم إضافة ملفات الأفلام والوثائق المرتبطة بكيان إلى ملف تعريف الكيان عن طريق هذه الأداة بل على شكل مادة مرتبطة.
العنوان على الانترنت للمادة التي تم الحصول على المعلومات منها. يمكن استخدام مربع الاختيار "غير متوفر" إذا لم يكن هذا الحقل صالح للاستخدام، على سبيل المثال إذا تم الحصول على المعلومات عن طريق مصدر غير موجود على الويب. يمكن استخدام المقبض المنزلق "خاص" إذا لم يعد بالإمكان الوصول إلى عنوان المصدر على الإنترنت. يقوم هذا الحقل بالتحقق من صحة صيغة الإدخال ولن يقبل عناوين ويب غير صحيحة.
هكذا الحقل مطلوب للتمكن من حفظ الكيان إلا إذا تم تحديد مربع الاختيار "غير متوفر".
حقل تاريخ ووقت يمكن استخدامه لإضافة وقت وتاريخ نشر المحتوى.
حقل تاريخ ووقت يمكن استخدامه لإضافة وقت وتاريخ توثيق المعلومات الواردة في ملف الكيان.
في كل مرة يتم فيها تحديث ملف تعريف الكيان يجب على المستخدم أن يقوم بإضافة تعليق عن طبيعة التحديث الذي تم إجراؤه.